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La digitalización de los trámites en Colombia avanza a paso firme y ahora uno de los documentos más solicitados se puede obtener sin necesidad de ir a una oficina. El registro civil digital en PDF está disponible a través de la Registraduría Nacional, lo que significa que cualquier ciudadano puede solicitarlo desde casa y recibirlo directamente en su correo electrónico.
Esta opción, que evita traslados y tiempos de espera, aplica para certificados de nacimiento, matrimonio o defunción siempre que estén inscritos en el formato adecuado. El proceso es completamente en línea, incluye pago electrónico y permite tener el documento listo en cuestión de minutos, según la información oficial de la Registraduría Nacional.
Verifique si su registro está disponible en línea
Antes de iniciar el trámite, es fundamental confirmar que el registro civil está en formato indicativo serial, que es el que permite la expedición digital. Esta verificación se hace en el portal de consultas y certificados de la Registraduría. En caso de que el documento esté en formato tomo y folio, no podrá tramitarlo por internet y deberá acudir presencialmente a la oficina donde fue inscrito.
También debe considerar que si el documento incluye datos sensibles -como adopciones, cambios de sexo o anotaciones judiciales- solo podrá expedirse al titular, su representante legal o entidades autorizadas. En esos casos, el acceso en línea está restringido por normas de protección de datos.
Paso a paso para obtener su registro civil digital
Una vez confirmada la disponibilidad, el usuario debe ingresar al portal de Certificado Digital del Estado Civil y registrarse o iniciar sesión. Luego, elegir el tipo de certificado: nacimiento, matrimonio o defunción.
El costo del trámite es de $17.850 COP, vigente desde el 1 de marzo de 2025, y se paga exclusivamente a través de PSE. Después de realizar el pago, el sistema habilita la descarga del PDF y también lo envía al correo electrónico registrado.
Cuándo es mejor hacerlo presencialmente
Aunque el certificado digital es válido para la mayoría de los trámites, hay situaciones en las que conviene pedirlo de forma presencial. Por ejemplo, cuando se requiere el campo de notas -utilizado en procesos como apostillas, matrimonios o divorcios-, ya que este no aparece en el documento expedido en línea.
En estos casos, la recomendación es acudir directamente a la oficina donde se hizo la inscripción original y solicitar la copia física con todos los detalles necesarios. Esto evita rechazos en trámites nacionales o internacionales y garantiza que la información esté completa desde el inicio.
